Este artículo explica los estados de facturas cuando tienes activa la modalidad "con envío". Si estás en "sin envío", en ese caso tus facturas no se registran en la Sede Electrónica automáticamente y, por tanto, no tienen estados asociados.
¿Qué es el estado de una factura?
Cuando emites una factura en modalidad "con envío" (la conocida oficialmente con el nombre de "Modalidad Veri*factu"), esta pasa por un proceso automatizado que incluye validaciones internas en Cuéntica y el registro oficial en la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).
El estado de una factura te indica en qué punto del proceso se encuentra la factura y cuál ha sido la respuesta de la AEAT al registrarla en la Sede Electrónica. De esta forma, puedes ver si ya está correctamente registrada o si necesitas revisarla o hacer alguna cosa con ella para corregir algún problema.
Los 4 estados de facturas Verifactu
En la modalidad "con envío" automático, las facturas pueden tener los siguientes estados según la respuesta de la AEAT al registrarlas en la Sede Electrónica:
Factura aceptada. 🟢
Factura aceptada con errores. 🟠
Factura rechazada. 🔴
Factura anulada. 🔘
A continuación vemos en detalle qué significa y qué implicaciones tiene cada uno de los estados.
Captura del listado de facturas de Cuéntica con distintos estados Verifactu.
1. Factura aceptada 🟢
La factura se ha recibido, validado y registrado correctamente en la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria. Todo está perfecto y puedes descargarla o enviársela a tu cliente. 👌
Una factura aceptada:
Tiene validez fiscal completa.
Está registrada oficialmente en Hacienda.
El código QR permite la verificación del registro por parte del cliente.
En el listado de facturas, las facturas aceptadas las verás con el icono verde. No necesitas realizar ninguna acción adicional sobre la misma, ya puedes descargarla y enviársela a tu cliente.
2. Factura aceptada con errores 🟠
La AEAT ha aceptado la factura y ha quedado registrada oficialmente, pero ha detectado algunos errores menores que ha considerado admisibles y que no impiden su validez fiscal. Estos errores pueden ser, por ejemplo:
NIF del destinatario no censado: cuando el cliente existe pero no está dado de alta en el censo de la AEAT.
Código postal incorrecto: si el código postal no coincide exactamente con el del censo.
Distinta denominación social diferente: variaciones respecto al registro oficial.
¿Qué implica este estado?
La factura SÍ tiene validez fiscal, está registrada correctamente y el código QR funciona normalmente.
Los errores no afectan a tus obligaciones tributarias y no es necesario emitir una rectificativa.
La AEAT recomienda que subsanes la factura para corregir los datos de la misma.
Cómo identificarlas:
En Cuéntica, las facturas aceptadas con errores aparecen en el listado con un color anaranjado para que puedas distinguirlas fácilmente.
Qué hacer con una factura aceptada con errores:
Cuando tengas una factura aceptada con errores, debes comprobar el motivo para así poder subsanarlo. Puedes comprobar el motivo que ha dado la AEAT desde el propio listado de facturas o bien entrando en la ficha completa de la factura.
Al entrar a la factura puedes editarla, corregir los errores que contenga y pulsar en el botón "Subsanar". Esto hará que se comuniquen los cambios a la Sede Electrónica para corregir los datos que puedan estar mal en la factura original. Una vez estén validados los cambios, su estado pasará a ser Factura aceptada 🟢.
3. Factura rechazada 🔴
La AEAT ha rechazado la factura debido a errores graves que impiden su registro. En este estado, la factura no ha sido emitida y no tiene validez fiscal. Es necesario corregir los errores que tenga y volver a emitirla.
Posibles errores que pueden causar el rechazo de una factura:
NIF del emisor incorrecto.
Problemas en la estructura del registro que ha generado el programa de facturación.
Incoherencias en los datos (fechas o importes imposibles).
Duplicación de ese número y serie de factura.
¿Qué implica este estado?
La Sede Electrónica ha rechazado el registro de la factura y debe ser subsanado cuanto antes.
Cómo identificarlas:
En Cuéntica, puedes ver la información que ha dado la AEAT explicando por qué ha sido rechazada desde la ficha de la factura o desde el listado de facturas, donde podrás localizarlas fácilmente porque estarán en color rojo:
Qué hacer con una factura rechazada:
Cuando tengas una factura rechazada, debes comprobar el motivo para así poder subsanarlo. Puedes comprobar el motivo que ha dado la AEAT desde el propio listado de facturas o bien entrando en la ficha completa de la factura.
Al entrar a la factura puedes editarla, corregir los errores que contenga y pulsar en el botón "Subsanar". Esto hará que se comuniquen los cambios a la Sede Electrónica para corregir los datos que puedan estar mal en la factura original. Una vez estén validados los cambios, su estado pasará a ser Factura aceptada 🟢.
4. Factura anulada 🔘
Al anular una factura se envía un "registro de anulación" a la AEAT para cancelar la factura y que pierda su validez legal. Será como si no existiera, pero su número en la serie de facturación seguirá ocupado y no quedará ningún hueco disponible.
Cómo identificarlas:
En el listado de Cuéntica, las facturas anuladas las verás sombreadas en gris y con los importes tachados, puesto que su número/serie debe mantenerse ocupado pero no cuentan a ningún otro efecto:
En qué casos se debe anular una factura:
Si lo que quieres es corregir una factura que contiene errores, la recomendación en la mayor parte de los casos es la función de "rectificar factura", que creará una nueva corrigiendo la original y haciendo referencia a la misma. La anulación es una función destinada a unos casos muy concretos en los que no se quiere corregir sino cancelar por completo. Algunos casos en que la AEAT recomienda usar la anulación:
Cuando en la factura hay errores importantes en los datos y se requiere su anulación total.
Si se ha cancelado la venta.
Si se ha duplicado la factura por accidente.
Si el cliente ha solicitado cancelar la operación.