Los empresarios, profesionales y empresas estamos obligados a emitir facturas (completas o simplificadas) por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realizamos en el desarrollo de nuestra actividad económica y además, emitirlas con las fechas y en los plazos que establece el Reglamento General de Facturación.
A grandes rasgos, las facturas tienen dos fechas:
Fecha de operación: cuando se produce la transacción comercial.
Fecha de emisión: cuando se emite la factura.
La fecha de operación es la que tiene efectos fiscales y la que determina los plazos legales para emitir la factura. Te recomiendo revisar la guía sobre las fechas de las facturas y los plazos que hay que cumplir al emitirlas.
Cuéntica facilita enormemente el trabajo de facturación para cumplir con la normativa Verifactu prácticamente sin darte cuenta. A continuación puedes ver la pantalla de creación de una nueva factura con un ejemplo:
La entrada en vigor de Verifactu puede suponer un cambio de hábitos para autónomos y empresas. Por eso, hemos recopilado algunas recomendaciones que te ayuden a facturar con seguridad con la nueva normativa
Cómo emitir una factura de venta
A continuación se muestran las diferentes partes de la factura y una breve descripción de cada campo.
1️⃣ Datos del emisor, del cliente y de la factura
Tu logo y datos fiscales. Empezando por el lado izquierdo de la factura, se encuentra tu logo y tus datos fiscales. En Configuración → Preferencias de facturas puedes personalizar ciertos aspectos del diseño y el contenido de las facturas: logo, idioma, plantilla, si facturas productos o servicios...
Descripción/título de la factura: breve resumen de los productos o servicios que se están facturando.
Fecha de operación: por defecto aparece el día de hoy, pero puedes modificarla para ajustarla a la fecha real de la operación. Para evitar errores, Cuéntica detecta si la fecha que seleccionas está fuera de los plazos de emisión y que así puedas ajustarte a la normativa.
A la hora de emitir una factura, únicamente hay que escoger la fecha de operación, porque Cuéntica asigna automáticamente la fecha de emisión. Recuerda que hay que tener clara la fecha de operación de la transacción que se está reflejando. Mi compañero Moisés lo explica al detalle en esta guía.
Número y serie: Cuéntica asigna automáticamente el número de factura que corresponde siguiendo el último de la serie para evitar errores. Para tener una mayor organización, puedes crear series de facturas para diferenciar las diferentes líneas de negocio.
Datos fiscales del cliente: nombre o razón social, NIF/CIF y domicilio fiscal. Puedes crear un nuevo cliente en el momento o elegir uno ya guardado. Si el cliente pertenece a la UE, la herramienta detecta automáticamente si está de alta en el ROI para que apliques el IVA que corresponda.
2️⃣ Datos de la operación y vencimientos de la factura
Tabla de conceptos: detalle de los productos o servicios, incluyendo unidades, descripción, precio, descuentos, IVA e IRPF si aplica. Cuéntica hace los cálculos de forma automática para evitar errores. Pueden añadirse tantos conceptos como se quiera, borrarlos o reordenarlos en la tabla. También se pueden usar los conceptos favoritos para ahorrar tiempo.
Desglose de base, cuotas y total de la factura: el sistema genera automáticamente los importes obligatorios según la normativa.
Tabla de cobros y vencimientos: configuración de la forma de pago, fecha, cuenta bancaria y estado del cobro. La pestaña de Cobros y pagos → Cobros se muestra un resumen de los pendientes y realizados, según la información que has reflejado en los vencimientos de las facturas, para que tengas un mayor control y previsión de tesorería.
3️⃣ Pie de factura e información adicional
Pie de factura e IRM: puede añadirse un texto libre para que aparezca en la factura al descargarla en PDF o enviársela al cliente por email.
Comentario personal: puedes añadir cualquier anotación o comentario sobre la factura.
Este comentario es visible solo para ti.Etiquetas: se pueden asignar etiquetas para diferenciar proyectos y obtener información más rápido. Elena tiene una guía con ideas de uso de las etiquetas.
Una vez tengas todos los datos introducidos, solo tienes que pulsar en el botón Emitir factura. Si falta algún dato, el sistema te avisará y te dirá exactamente qué corregir.
Si no tienes la seguridad de que toda la información de la factura sea correcta en ese momento, puedes guardar un borrador y así podrás editarlo todas las veces que quieras, cambiando cualquiera de los campos de la factura, antes de emitirla de forma definitiva.
Emisión de factura con Verifactu
Dependiendo de la modalidad de Verifactu que hayas escogido para trabajar, al hacer clic en "Emitir factura":
La factura se registra directamente en la AEAT en el momento de emitirla (modalidad "con envío automático")
La factura se guarda en el sistema pero no se envía a Hacienda automáticamente y es tu responsabilidad conservarlas por si Hacienda las reclama (modalidad "sin envío automático")
Si no sabes qué modalidad escoger, echa un vistazo a la comparativa entre modalidades Verifactu para entender bien sus diferencias.
Listado de facturas
Todas las facturas que se van emitiendo aparecerán ordenadas en el listado de facturas. Desde el que se puede ver:
Estado del cobro: el color de la línea izquierda marca el estado del cobro. Rojo: cobro pendiente. Ámbar: cobro en las próximas semanas. Verde: cobro confirmado. Tienes toda la información en la guía de cómo confirmar cobros y pagos.
Fecha de operación: que se seleccionó cuando se emitió.
Número / Emisión: el número de factura y la serie y el día que se emitió (fecha de emisión). Si estás trabajando con Verifactu en modalidad "Con envío automático" al lado del número de factura puedes ver su estado al comunicarla a la AEAT. En esta guía te explicamos los distintos estados que pueden tener las facturas Verifactu..
Cliente y nombre comercial.
Descripción de la factura.
Ingreso (base imponible total).
Total de la factura después de aplicar impuestos, retenciones, descuentos, etc.
Todas las columnas se pueden ordenar de manera ascendente o descendente haciendo clic en la cabecera de la tabla. Elena tiene una guía explicando cómo descargar las facturas en diferentes formatos.