Ya sabes que todas las facturas deben tener un número y una fecha, y que estos deben ser correlativos (que la factura siguiente tenga siempre justo un número mayor y una fecha posterior). Pero dentro de la numeración de las facturas también está la serie: un nombre en clave que nos permite organizar las facturas.
La serie de facturación más usada es el año en curso, por ejemplo “2023”. De este modo, al emitir la factura número “09”, la numeración final de la misma nos quedaría como “09/2023”. Este es el caso más habitual, todos usamos una serie para nuestras facturas pero muchos desconocen que en realidad pueden utilizar todas las series que quieran, siempre y cuando su uso esté justificado.
Cómo crear una nueva serie
Al emitir una nueva factura se puede crear una serie nueva haciendo clic en "Crear nueva serie"
También se puede crear una nueva serie y consultar las series creadas en Configuración → Preferencias de facturas:
Cómo ayudan las series a organizar un negocio
Si en tu negocio tienes varias actividades diferentes, o varias líneas de negocio, es especialmente recomendable la utilización de series de facturación personalizadas. Se trata de crear una serie para cada actividad y así poder diferenciar bien entre las facturas de un tipo o de otro directamente desde la numeración de las mismas.
Por ejemplo, imagina a un profesional de la tecnología, que trabaja como consultor pero también imparte formación. Se recomienda en su caso crearse una serie que sea “CONSULTOR” y otra que sea “FORMACION”. Y así podría tener bien organizadas las facturas por tipo de actividad a la que hacen referencia y podrá llevar la numeración correlativa dentro de cada una de ellas.
Otro ejemplo: una empresa que vende diferentes gamas de productos. O también un negocio que vende un producto físico pero también vende un servicio asociado al mismo. O una empresa que vende desde diferentes puntos de venta.
Además, es muy sencillo encontrar todas las facturas de una actividad o de otra, gracias a los filtros. Por ejemplo, para analizar qué actividad está facturando más o cuál de ellas tiene más facturas pendientes de cobro,
Pueden usarse series de facturación diferentes siempre y cuando exista un motivo para ello, que se pueda justificar que se trabaja con diferentes líneas de negocio, gamas de productos/servicios, etc.
¿Cuándo es obligatorio el uso de series de facturación diferentes?
En los siguientes casos es obligatorio mantener series diferentes para distinguir:
Las facturas rectificativas.
Las facturas emitidas por un tercero.
Las facturas emitidas por procedimientos judiciales de ejecución forzosa.