Los empresarios, profesionales y empresas estamos obligados a emitir facturas y copia de éstas por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realizamos en el desarrollo de nuestra actividad económica. Y también estamos obligados a conservar una copia de las mismas.
Cuéntica nos facilita enormemente el trabajo de facturación y registro de ventas. A continuación se muestra una captura de la pantalla de creación de una nueva factura:
La página de creación de Nueva Factura en Cuéntica nos muestra toda la información necesaria para la emisión de la misma:
Descripción o título de la factura: este campo es de uso interno, para facilitar la búsqueda de la factura posteriormente. Aunque también puede configurarse para que esta información también aparezca en el PDF al descargarla o enviársela al cliente (es una opción en el apartado de Configuración -> Preferencias de Facturas). Nota: En la sección "Preferencias de facturas", puedes configurar todos los aspectos relacionados con tu imagen corporativa para las facturas que emitas, como la dirección, el logo, la plantilla o el idioma, entre otros.
Número y serie de la factura: el número de factura siempre tiene que ser correlativo, es decir, no se pueden emitir dos facturas con el mismo número de factura y serie y deben mantener un orden correlativo en fechas (es decir, si tenemos una factura con número 12, la factura 13 no podrá tener una fecha anterior). El programa no permite cometer este tipo de errores, nunca te permitirá emitir una factura con un número posterior a la última y con una fecha anterior a ésta. Una cosa menos en la que pensar :)
Fecha de emisión de la factura. Por defecto se pone automáticamente a "hoy", al momento de creación de la factura, pero puede modificarse y el sistema permitirá únicamente elegir fechas válidas, evitando así cualquier error en este campo.
Datos completos del destinatario de la factura: razón social o nombre completo (según si el cliente es una empresa o un autónomo), su CIF o NIF y el domicilio fiscal con la dirección completa. Se puede crear un nuevo cliente desde ahí mismo o bien elegir uno de los que ya están registrados, y los datos aparecerán automáticamente rellenados.
Tabla de conceptos: el detalle de cada concepto que forma parte de la factura. Para cada uno de ellos, puede especificarse el número de unidades, un concepto (texto libre que explique la operación y la venta), el precio en euros (es la base imponible), un porcentaje de descuento si es que lo tiene, el tipo de IVA y el tipo de retención IRPF en caso de tenerla. Nuevamente, Cuéntica aquí hace los cálculos de forma automática y no permite utilizar IVA's incorrectos, también para evitar errores. Pueden añadirse tantos conceptos como se quiera, borrarlos o reordenarlos en la tabla.
Desglose de base, cuotas y total de la factura: en este bloque aparece calculado automáticamente el desglose de cada parte de la factura (datos obligatorios con la legislación actual).
Tabla de cobros y vencimientos: en este apartado se configura cómo se va a cobrar la factura (la forma de pago, la fecha, los detalles de la cuenta bancaria y el estado del cobro).
Pie de factura e IRM: en estos campos puede añadirse un texto libre para que aparezca en la factura al descargarla en PDF o enviársela al cliente por email.
Comentario personal: de nuevo un campo de texto libre, en esta ocasión solo para uso interno, para poder añadir cualquier anotación o comentario sobre la factura.
Una vez introducidos todos los datos de la factura correctamente debemos emitir dicha factura, pinchando en la parte inferior de la pantalla sobre el botón Emitir Factura. Si hay cualquier error o falta algún dato, el programa avisará e indicará qué información falta para poder emitirla.
Al emitir correctamente la factura, nos aparecerá una nueva ventana emergente desde la que podremos:
Hacer esa factura periódica: hacer que el sistema nos genere los borradores automáticos en caso de ser un ingreso que se recibe regularmente, tal y como se explica en la guía de facturas de venta periódicas.
Enviar la factura al cliente por correo electrónico.
Descargar la factura en formato PDF.
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Crear una nueva factura
Duplicar la factura para crear una nueva con la misma información.
Si por el contrario, prefieres no realizar ninguna acción en el momento de la emisión y prefieres dejarlo para más delante, tan solo accede a la factura desde la sección "Facturas→ Emitidas".
Una vez hayas accedido, puedes ver en la cabecera las diferentes acciones que puedes realizar con la factura:
Enviar por e-mail: Puedes enviar una factura en formato PDF al destinatario que determines. Además, puedes modificar campos, como el cuerpo del email para personalizar cada envío que realices. Si quieres saber más información sobre las opciones de enviar tus facturas, echa un vistazo a este post.
Exportar en PDF: Se descarga automáticamente la factura en formato PDF en tu ordenador. Haciendo clic en el desplegable, se puede descargar la factura en formato Facturae. Mi compañera Elena tiene un post sobre cómo emitir factura electrónica con Cuéntica.
Compartir enlace: Se genera una URL para que puedas compartir en enlace con los destinatarios o interesados en esa factura.
Si tienes cualquier duda, estaremos encantados de ayudarte.