Los empresarios, profesionales y empresas estamos obligados a emitir facturas (completas o simplificadas) por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realizamos en nuestra actividad económica y además, emitirlas en las fechas y dentro de los plazos que establece el Reglamento General de Facturación.
Las facturas tienen dos fechas importantes:
Fecha de operación: cuando se produce la transacción comercial.
Fecha de emisión: cuando se emite la factura.
La fecha de operación es la que tiene efectos fiscales y la que determina los plazos legales para emitir la factura. Te recomiendo revisar la guía sobre las fechas de las facturas y los plazos que hay que cumplir al emitirlas.
Cuéntica facilita enormemente el trabajo de facturación para cumplir con la normativa sin darte cuenta prácticamente. A continuación puedes ver la pantalla de creación de una nueva factura con un ejemplo:
La entrada en vigor de Verifactu puede suponer un cambio de hábitos para autónomos y empresas. Por eso, hemos recopilado algunas recomendaciones que te ayuden a facturar con seguridad con la nueva normativa
Cómo emitir una factura de venta
A continuación se muestran las diferentes partes de la factura y una breve descripción de cada campo.
1️⃣ Datos del emisor, cliente y factura
Tu logo y datos fiscales. Empezando por el lado izquierdo de la factura, se encuentra tu logo y tus datos fiscales. En Configuración → Preferencias de facturas puedes personalizar ciertos aspectos del diseño y el contenido de las facturas: logo, idioma, plantilla, si facturas productos o servicios...
Descripción/título de la factura: breve resumen de los productos o servicios que se están facturando.
Fecha de operación: por defecto aparece el día de hoy, pero puedes modificarla para ajustarla a la fecha real de la operación. Para evitar errores, Cuéntica detecta si la fecha que seleccionas está fuera de los plazos de emisión y que así puedas ajustarte a la normativa.
A la hora de emitir una factura, únicamente hay que escoger la fecha de operación, porque Cuéntica asigna automáticamente la fecha de emisión. Recuerda que hay que tener clara la fecha de operación de la transacción que se está reflejando. Mi compañero Moisés lo explica al detalle en esta guía.
Número y serie: Cuéntica asigna automáticamente el número de factura que corresponde siguiendo el último de la serie para evitar errores. Para tener una mayor organización, puedes crear series de facturas para diferenciar las diferentes líneas de negocio.
Datos fiscales del cliente: nombre o razón social, NIF/CIF y domicilio fiscal. Puedes crear un nuevo cliente en el momento o elegir uno ya guardado. Si el cliente pertenece a la UE, la herramienta detecta automáticamente si está de alta en el ROI para que apliques el IVA que corresponda. Si emites facturas en otra moneda, puedes seguir esta guía donde explicamos el proceso paso a paso.
2️⃣ Datos de la operación y vencimientos de la factura
Tabla de conceptos: detalle de los productos o servicios, incluyendo unidades, descripción, precio, descuentos, IVA e IRPF si aplica. Cuéntica hace los cálculos de forma automática para evitar errores. Pueden añadirse tantos conceptos como se quiera, borrarlos o reordenarlos en la tabla. También se pueden usar los conceptos favoritos para ahorrar tiempo.
Desglose de base, cuotas y total de la factura: el sistema genera automáticamente los importes obligatorios según la normativa.
Tabla de cobros y vencimientos: configuración de la forma de pago, fecha, cuenta bancaria y estado del cobro. La pestaña de Cobros y pagos → Cobros se muestra un resumen de los pendientes y realizados, según la información que has reflejado en los vencimientos de las facturas, para que tengas un mayor control y previsión de tesorería.
Si tienes clientes a los que facturas en otra moneda, puedes emitirles la factura en la divisa del cliente ➡️ Guía cómo emitir facturas en otras monedas.
3️⃣ Pie de factura e información adicional
Pie de factura e IRM: puede añadirse un texto libre para que aparezca en la factura al descargarla en PDF o enviársela al cliente por email.
Comentario personal: puedes añadir cualquier anotación o comentario sobre la factura. Este comentario es visible solo para ti.
Etiquetas: se pueden asignar etiquetas para diferenciar proyectos y obtener información más rápido. Elena tiene una guía con ideas de uso de las etiquetas.
Una vez tengas todos los datos introducidos, solo tienes que pulsar en el botón Emitir factura. Si falta algún dato, el sistema te avisará y te dirá exactamente qué corregir.
⚠️ Atención: No se pueden modificar los datos de la una factura una vez emitida. Por tanto, si no tienes la seguridad de que toda la información de la factura sea correcta, puedes guardar un borrador y podrás editarlo todas las veces que quieras antes de emitirla de forma definitiva. Si te equivocas al emitir una factura o tienes que modificar algún dato, en esta guía te explicamos cómo anular o corregir una factura emitida.
Emisión de factura con Verifactu
El proceso de emisión de facturas cambia según la modalidad Verifactu que elijas (Cuéntica permite ambas modalidades y puedes elegir la que prefieras al activar Verifactu):
Modalidad "con envío": la factura se registra directamente en la AEAT en el momento de emitirla y tu cliente podrá verificar que ha sido registrada correctamente con una foto al código QR.
Modalidad "sin envío": la factura se guarda en el sistema pero no se envía a Hacienda automáticamente y es tu responsabilidad conservarlas por si Hacienda las reclama. También tiene código QR con los datos de la factura pero no confirmará que haya sido entregada porque no se ha enviado a la AEAT.
Si no sabes qué modalidad escoger, echa un vistazo a la comparativa entre modalidades Verifactu para entender bien sus diferencias.
Accede a todas tus facturas: borradores y emitidas
Todos los borradores que vas guardando y todas las facturas que vas emitiendo los encontrarás en el listado, donde aparecerán separados en dos pestañas. En ese listado puedes usar los filtros para encontrar los borradores o facturas que quieras
En el listado, verás la información más relevante de cada factura:
Estado del cobro: el color de la línea izquierda marca el estado del cobro. Tienes toda la información en la guía de cómo confirmar cobros y pagos, pero en el listado ves tres colores distintos:
Rojo: cobro pendiente.
Ámbar: cobro en las próximas semanas.
Verde: cobro confirmado.
Fecha de operación: que se seleccionó cuando se emitió.
Número / emisión: el número de factura y la serie y el día que se emitió (fecha de emisión). Si estás trabajando con Verifactu en modalidad "Con envío automático" al lado del número de factura puedes ver su estado al comunicarla a la AEAT. Consulta aquí los distintos estados de las facturas Verifactu.
Cliente y nombre comercial.
Descripción de la factura.
Ingreso (base imponible total).
Total de la factura después de aplicar impuestos, retenciones, descuentos, etc.
Todas las columnas se pueden ordenar de manera ascendente o descendente haciendo clic en la cabecera de la tabla y, al final del listado, verás las opciones que tienes para exportar la tabla a distintos formatos (ZIP con las facturas, Excel, PDF...) y para descargar todas las facturas completas que aparecen en la tabla.
Editar una factura ya emitida
Al emitir una factura, por la normativa de facturación, casi todos los campos quedan bloqueados y solo permite modificar el comentario personal, las etiquetas y la tabla de cobros.
Si te has confundido en alguno de los campos que quedan bloqueados al emitirla, puedes corregirla creando una factura rectificativa o bien anulándola (en ese enlace explicamos bien en qué casos debes utilizar una forma o la otra).