En Cuéntica llamamos “gastos periódicos” a aquellos gastos que se repiten de forma regular en el tiempo. Normalmente suelen ser mensuales, trimestrales o anuales. Por ejemplo, los gastos de teléfono, electricidad, suscripciones, cuotas de servicios que tengas contratados…

La funcionalidad de periodicidad de los gastos simplifica y facilita el trabajo de gestión. Cuando te registras en Cuéntica y creas tu empresa en el sistema, la aplicación te pregunta si vas a tener algunos gastos periódicos que son habituales para muchos autónomos (cuota de seguridad social, teléfono móvil, etc) y así te genera automáticamente los borradores todos los meses para que sólo tengas que revisarlos y confirmarlos (bien uno a uno o tantos como desees a la misma vez).

Esto hace mucho más ágil y rápida la introducción de gastos en Cuéntica pero, además, también ayuda a tener una previsión de gastos.

Opción 1. Hacer periódico un gasto justo después de registrarlo

Al registrar un nuevo gasto, en la ventana de confirmación del mismo Cuéntica te sugiere algunas acciones que suelen realizarse justo después de añadir un nuevo gasto, entre ellas está “Hacer este gasto periódico“. Al pulsar sobre esa opción, te pregunta la periodicidad del mismo: ¿cada cuántos meses se repite este gasto de forma habitual? Con esta información, el sistema creará un borrador de gasto con la periodicidad que hayas especificado. De esta forma, solo tendrás que acceder cada mes (o el tiempo que hayas puesto) para confirmar tantos gastos como quieras, sin tener que meter de nuevo todos los datos.

Ejemplo: si tienes alquilado un servicio de hosting con una empresa que te pasa una cuota mensual, puedes crear ese gasto como periódico para generar los borradores cada 1 mes. Así, cuando te llegue la factura de cada mes puedes acceder a Cuéntica para confirmar el gasto con un par de clicks, con todos los datos ya rellenos. Otra opción que puedes contemplar es confirmar los borradores de gasto cuando te venga bien, en vez de mes a mes. Por ejemplo, antes de la presentación de impuestos, puedes filtrar los datos por el proveedor de hosting, seleccionar todos los borradores de gasto y confirmar todos a la vez.

Opción 2. Hacer periódico un gasto que ya está registrado con anterioridad

Si quieres hacer periódico un gasto que ya tienes registrado en Cuéntica, solo tienes que localizarlo en la tabla de “Gastos y proveedores“. Haciendo click en el icono de opciones del gasto, que está a la derecha del todo, se desplegará un menú de acciones donde puedes elegir “Hacer periódico“. Se abrirá una ventana donde configurar la periodicidad que quieres para ese gasto y… automáticamente generará todos los borradores.

Cómo confirmar varios borradores de gastos periódicos de una sola vez

Puedes seleccionar registros y aplicar una misma acción sobre todos ellos para ahorrar tiempo en la gestión del día a día. Para este caso, puedes seleccionar los borradores de gasto y confirmarlos de una sola vez haciendo clic en "Más acciones → Confirmar borradores de gasto".

Esos gastos pasarán a ser "gastos confirmados". De esta forma, no tienes por qué confirmar los borradores uno a uno, sino que puedes confirmar todos los gastos que desees cuando te venga bien.
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Recomendación: usar los filtros para acotar la selección y que te sea más rápida la asociación y confirmación de dichos borradores de gasto, por ejemplo, filtrando por proveedor o por fecha.

Si en algún momento dejas de tener un gasto que tienes configurado como periódico, puedes ir a la tabla de “Borradores” dentro de “Gastos y proveedores” para localizar el siguiente borrador, el que ya no va a realizarse. Haciendo clic en el icono del menú de opciones de ese borrador está la opción “Eliminar“. Como ese borrador es parte de una serie periódica, antes de eliminarlo el sistema automáticamente te preguntará qué quieres hacer con los demás gastos de la serie. Lo habitual es elegir la opción “Eliminar este borrador y todos los siguientes en la serie“, de modo que todos los anteriores se quedan guardados y se elimina el actual y todos los siguientes.