Muchos autónomos y pequeñas empresas tienen contratado el servicio Asana como aplicación para la gestión de tareas pendientes y la organización de equipos de trabajo. Es un servicio de pago por uso, con una cuota mensual.
Cómo contabilizar un gasto de Asana
Este es un ejemplo real de una factura recibida por el servicio de Asana:
Asana Inc, es una empresa estadounidense, de modo que la factura viene sin IVA. El registro del gasto será por el importe total (50$ en el caso del ejemplo) especificando el IVA al 0%. Habrá que poner el importe convertido a euros, y para ello lo mejor es hacer la conversión de dólares a euros el mismo día que te hacen el cobro. Puedes revisarlo en el extracto de tu tarjeta o banco, que ya estará en euros (la conciliación bancaria es súper útil para estos casos), o bien puedes usar alguna herramienta online para hacer la conversión de divisa con el valor que tenían en un día concreto.
Una vez tengas el importe en euros, puedes registrar la factura en Cuéntica como un gasto normal, con los datos que aparezcan en la misma.
En “tipo de gasto” tenemos dos opciones, dependiendo del uso que le demos al servicio: Si lo usas para ti, para gestionar tu trabajo y las tareas de tu negocio, entonces será tipo de gasto "Otros servicios externos". Si se lo revendes a otros clientes, entonces sería "Trabajos realizados por otras empresas". En este caso no es un uso para tu actividad, sino que tu actividad es comprarlo para después vendérselo a otros.
Para que el proceso de justificación de gastos sea sencillo, te recomiendo adjuntar los tickets o facturas en el mismo momento en que los registras en Cuéntica. De esta manera los tienes centralizados y, si en algún momento necesitaras por ejemplo todos los justificantes de un trimestre, desde el listado de gastos podrás filtrar por fechas y "descargar los adjuntos" con un solo clic.
Una duda habitual que surge al ver que las facturas no llevan IVA y que el proveedor es de EEUU, es “¿para qué sirve anotar este tipo de gastos?“. Te damos 2 razones para hacerlo:
Porque estás obligado a especificar todos los gastos que tienes por la actividad.
Porque te viene bien, ya que registrar todos tus gastos hará que tu beneficio a final de año se reduzca (y por tanto también el pago de impuestos).
Listo. Con esto ya tienes contabilizada tu factura de Asana.
Como Asana es un servicio que se alquila de forma mensual o anual, te recomendamos que utilices la función de “Gastos periódicos“ de Cuéntica. Una vez introducido el gasto por primera vez, al hacerlo periódico Cuéntica generará un borrador cada mes (o cada año, como tú especifiques) para sólo tengas que acceder mensualmente al mismo para confirmarlo.