Tener la contabilidad actualizada es fundamental para que tengas el máximo control de tu negocio. Algo tan sencillo como tipificar bien los gastos, tener los ingresos actualizados o los cobros al día, te permite saber el estado de tu tesorería, factor imprescindible para evaluar la situación de los negocios.

Además, con esta información, Cuéntica puede simplificar y facilitar tus tareas administrativas para ayudarte en el cumplimiento de la normativa contable y fiscal, por ejemplo para evitar posibles errores a la hora de presentar los modelos de impuestos.

Para que puedas tener el máximo control sobre tu negocio sin tener que invertir una gran cantidad de tiempo en ello, te recomiendo usar la selección múltiple, que permite realizar una acción sobre varios elementos al mismo tiempo. Vemos a continuación qué acciones hay disponibles. Si tienes alguna sugerencia más, estamos deseando escucharte.


1. Cambiar tipo de gasto

Tener bien clasificados los gastos en función de su tipología es fundamental para tener el máximo control de tu negocio. Además, no tipificar bien el gasto puede ocasionar repercusiones fiscales. Tenemos un artículo explicando más en detalle qué es el tipo de gasto y cómo funciona en Cuéntica, y mi compañera Marimar escribió un detalle sobre los tipos de gasto más habituales en los autónomos, explicando cada uno de ellos para "seres humanos".

En Cuéntica puedes modificar el tipo de gasto de varios gastos a la vez. Es una funcionalidad que te resultará especialmente útil si has dejado los tipos de gasto por defecto para modificarlos todos al final del trimestre, o si simplemente hay algunos gastos recurrentes a los que estabas asignando un tipo incorrecto, para corregirlos todos de una tacada.


1. En la sección de "gastos", filtra por "proveedor", selecciona los gastos que quieres cambiar y haz clic en "Más acciones → Cambiar tipo de gasto":

Tipo de gasto Cuentica

2. Selecciona el tipo de gasto al que quieres cambiar todos los elementos seleccionados:

Tipo de gasto Cuentica

Y... ¡listo! Ya tienes todos los gastos que has seleccionado con el tipo de gasto bien asignado.

2. Cambiar la forma de pago/cobro

Tanto en los cobros como en los pagos que realices, es importante establecer correctamente la forma en la que se han realizado esas transacciones. Cuanto mayor sea el control que tienes sobre las transacciones que realices en tu negocio, más exacta será la previsión que Cuéntica realice y más te podrás beneficiar de los avances de la herramienta.

Por ello, puedes establecer de manera simultánea la forma de pago o cobro de varias transacciones que se hayan realizado.

1. En la sección de "facturas" filtra por el rango de fechas que te interese o por el cliente al que fueron emitidas. Te aparecerán todas las facturas que has emitido siguiendo el filtro seleccionado.

2. Selecciona las facturas sobre las que quieras realizar los cambios de la forma de pago y haz clic en "Más acciones → Cambiar forma de cobro":

Cambiar forma de cobro Cuentica

3. En el cuadro resumen puedes revisar la información más relevante de las facturas seleccionadas (como los clientes, la forma de pago actual y el importe de la factura, entre otras). Revisa los datos y selecciona la nueva forma de pago para asignar a esas facturas:

Cambiar forma de cobro Cuentica

Con esto ya tendrás todos los cobros de esas facturas con la forma de pago que hayas especificado, todo de una sola vez. De la misma forma, también pueden confirmarse de una sola vez los pagos asociados a varios gastos.


3. Confirmar borradores de gasto

Es muy habitual en Cuéntica el uso de los borradores periódicos, que generan un borrador de gasto cada X meses para agilizar la contabilización de los mismos. Por ejemplo, como sabes que vas a tener todos los meses un gasto de telefonía móvil, puedes hacer un borrador periódico que se genere cada mes. Así, tendrás esa previsión de gastos y además solo tendrás que confirmarlos en cada trimestre antes de cerrar la contabilidad de ese periodo. Tenemos un artículo que explica más en detalle las ventajas de utilizar la funcionalidad de gastos periódicos.

Una vez tienes borradores de gasto ya creados y quieres confirmar que se han hecho efectivos, puedes seleccionar varios a la vez y confirmarlos de golpe. Para ello solo hay que seguir un proceso de 2 pasos:

1. Acude a la sección de "borradores de gasto", utiliza el filtro para encontrar los gastos que te interesan y selecciona los que quieres confirmar. Después, en Más acciones selecciona: "Confirmar borradores de gasto".

2. En la ventana emergente, aparecerán los datos más relevantes de ese gasto para que puedas identificarlos rápidamente (como el importe, el concepto o el proveedor, entre otros). Puedes, además, seleccionar la fecha exacta en la que ese gasto se hizo efectivo finalmente, para que la información sea lo más certera posible. Confirma los cambios y... ¡eso es todo! Esos gastos habrán pasado ya de "borradores" a "confirmados".

4. Descargar un ZIP con todos los archivos adjuntos a tus gastos.

Cuando registras un gasto en la herramienta, puedes adjuntar el ticket o factura correspondiente a ese gasto. De esta manera, la tarea de justificación de gastos es mucho más sencilla y, por tanto, el control que tienes sobre tu negocio es exhaustivo. Además, es una buena forma de tener todos los justificantes en un único sitio, accesible y seguro.

La opción "Descargar adjuntos en un archivo ZIP" que verás al desplegar el botón "Más acciones" te permite descargar de golpe un ZIP todos los archivos adjuntos a los gastos que has seleccionado en la tabla de "Gastos y proveedores". Cuando hagas clic en la opción de descarga, se generará un archivo comprimido donde encontrarás todos los adjuntos de los gastos que has seleccionado.


Descargar ZIP Cuentica

Esta opción te resultará especialmente útil, por ejemplo, si tienes que justificar los gastos de un determinado proyecto o si de forma periódica quieres descargar todos los archivos que vas subiendo a Cuéntica para tener una copia local.

Para que te resulte más sencilla la tarea de identificar los ingresos y los gastos correspondientes a un proyecto determinado, te recomiendo que les asignes etiquetas. Mi compañera Elena escribió un post que explica cómo agrupar y clasificar apuntes con las etiquetas, repasando las ventajas de hacerlo y en qué casos es especialmente útil. Te animo a que lo eches un vistazo ;)

5. Confirmar los pagos de los gastos

Cuéntica realiza una previsión sobre el estado de tu tesorería teniendo en cuenta los pagos que has realizado, los que están pendientes, las facturas que te han pagado y las que todavía no te han abonado los clientes.

Cuando registras un gasto, puedes detallar toda la información relevante correspondiente a ese gasto, como la forma de pago, la cuenta destino o el estado del pago.

Una vez hayas pagado esos gastos, no es necesario volver a entrar en cada uno para registrar el pago. Simplemente puedes confirmarlos seleccionando todos los gastos confirmados, en la sección de "gastos y proveedores", haciendo clic en "Más acciones → Marcarlos como pagados".

Confirmar pagos de los gastos Cuentica

En ese momento, se actualizará la información correspondiente a esos gastos tanto en la sección "Gastos y proveedores" como en "Cobros y pagos".

6. Eliminar borradores de facturas o de gastos

Recomendamos que todos los borradores, tanto de gasto como de facturas, estén actualizados para que puedas evaluar el estado real de tu negocio. Para facilitarte esa tarea, puedes confirmar o eliminar cada borrador de factura o gasto de manera individual o hacerlo de forma conjunta.

En el paso 3 hemos visto cómo confirmar borradores de gasto de manera conjunta, en el artículo de mi compañero Guillermo, puedes ver cómo confirmar los cobros de las facturas y ahora vamos a ver cómo eliminar borradores de facturas o gastos.

Puede que tengas borradores tanto de facturas como de gastos que no lleguen a confirmarse, por ejemplo si has enviado un presupuesto a un cliente que finalmente no ha sido aprobado (aquí explicamos en detalle cómo generar presupuestos con Cuéntica utilizando los borradores de facturas).

Si tienes varios borradores que quieras eliminar de una misma vez, puedes dirigirte a la tabla correspondiente, ya sea en "Facturas y clientes" o en "Gastos y proveedores", seleccionar los borradores que quieras eliminar y hacer clic en "Más acciones → Eliminar borradores":

Eliminar borradores de facturas Cuentica

De este modo, puedes tener toda la información en la herramienta lo más actualizada posible, sin morir en el intento.

Otras acciones que puedes ejecutar sobre varios registros a la vez

Además de estas acciones, en los listados de facturas/gastos de Cuéntica verás que en cualquiera de ellos puedes seleccionar varios elementos de la tabla (o todos ellos) para poder ejecutar algunas acciones sobre todos los que quieras a la vez, por ejemplo:


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