Muchos autónomos y pequeñas empresas tienen contratado el servicio Mailchimp como herramienta de email marketing. Es un servicio de pago, en el que la empresa carga una cuota mensual por el uso del servicio y la plataforma.
Cómo contabilizar un gasto de Mailchimp
Este es un ejemplo real de un ticket recibido por el servicio de Mailchimp:
The Rocket Science Group, LLC es una empresa estadounidense, de modo que el ticket viene sin IVA. El registro del gasto será por el importe total (75$ en el caso del ejemplo anterior) especificando el IVA al 0%. Habrá que poner el importe convertido a euros, y para ello lo mejor es hacer la conversión de dólares a euros el mismo día que te hacen el cobro. Puedes revisarlo en el extracto de tu tarjeta o banco, que ya estará en euros, o bien puedes usar alguna herramienta online para hacer la conversión de divisa con el valor que tenían en un día concreto.
Una vez tengas el importe en euros, puedes registrar el ticket en Cuéntica como un gasto normal, con los datos que aparezcan en el mismo y teniendo en cuenta:
Al crear la ficha del proveedor para poder asignarle el gasto: en el tipo de proveedor, elige “Sociedad mercantil“CIF del proveedor: desaparecerá al especificar la nacionalidad como “Estados Unidos”.
En “tipo de gasto” tenemos dos opciones, dependiendo del uso que le demos al servicio: Si lo usas para ti, parte de tu negocio y trabajo es la gestión de campañas y listas de email marketing, entonces será tipo de gasto "Otros servicios externos". Si se lo revendes a otros clientes, entonces sería "Trabajos realizados por otras empresas". En este caso no es un uso para tu actividad, sino que tu actividad es comprarlo para después vendérselo a otros.
Esta es una captura de pantalla con el ticket de Mailchimp anterior ya introducido como gasto en Cuéntica:
Para que el proceso de justificación de gastos sea sencillo, te recomiendo adjuntar los tickets o facturas en el mismo momento en que los registras en Cuéntica. De esta manera los tienes centralizados y, si en algún momento necesitaras por ejemplo todos los justificantes de un trimestre, desde el listado de gastos podrás filtrar por fechas y "descargar los adjuntos" con un solo clic.
Una duda habitual que surge al ver que los tickets no llevan IVA y que el proveedor es de EEUU, es “¿para qué sirve anotar este tipo de gastos?“. Te damos 2 razones para hacerlo:
Porque estás obligado a especificar todos los gastos que tienes por la actividad.
Porque te viene bien, ya que registrar todos tus gastos hará que tu beneficio a final de año se reduzca (y por tanto también el pago de impuestos).
Listo. Con esto ya tienes contabilizada tu factura de Mailchimp :)
Como Mailchimp es un servicio que se alquila de forma mensual o anual, te recomendamos que utilices la función de “Gastos periódicos“ de Cuéntica. Una vez introducido el gasto por primera vez, al hacerlo periódico Cuéntica generará un borrador cada mes (o cada año, como tú especifiques) para sólo tengas que acceder mensualmente al mismo para confirmarlo.