Como explicamos en el artículo sobre Cómo cambiar de gestoría (sin morir en el intento), el mejor momento del año para cambiarte a otro sistema es el 1 de enero. Nuevo año, nuevo sistema. Esto es porque el ciclo natural de las obligaciones fiscales va por año natural, o desde la fecha en que te hayas dado de alta como autónomo/a.
Pero... ¡claro que puedes cambiarte de sistema y empezar a utilizar Cuéntica a mitad de año! En este post te explicamos cómo empezar con Cuéntica tanto si vas a usar la herramienta con el Plan Cuéntica para llevar la gestión y el control del día a día, como si vas a utilizar uno de los módulos para cubrir todas tus obligaciones fiscales. 🙌
Lo que debes saber si vas a utilizar Cuéntica con cualquier módulo adicional (como "Fiscalidad" o "Fiscalidad tutelada") es que, para que los modelos tanto trimestrales como anuales sean veraces, es necesario tener registradas todas las facturas y gastos del año en curso. Una vez hechos los registros del año en curso, es importante verificar que los modelos presentados en trimestres anteriores coinciden en Cuéntica. Esto es algo que, de momento, tiene que hacerse de forma manual (un poquito más abajo te explico cómo hacerlo).
Si vas a usar la herramienta únicamente para llevar la gestión y el control del día a día del negocio ("Plan Cuéntica"), puedes configurar la numeración de tus facturas para comenzar desde la última que ya tengas emitida. Así mantienes la continuidad de numeración y fecha.
Este sería el resumen de lo que es necesario para poder cambiar a Cuéntica a mitad de año, en función de la suscripción que vayas a contratar:
Cómo registrar los datos (anteriores) de todo el año:
A continuación se explica cómo registrar y comprobar los datos. Este proceso es necesario por ejemplo si se empieza con Fiscalidad o Fiscalidad tutelada una vez se ha empezado el año y se tienen facturas previas emitidas.
Lo primero es registrar las facturas del año vigente desde Facturas y clientes → Nueva factura. La opción de "duplicar factura" puede resultarte muy útil para hacerlo más rápidamente. Si has estado llevando la contabilidad de tu empresa en otro programa, solicita el libro de IVA e IRPF con el que se han elaborado tus impuestos. Allí tendrás la información, por ejemplo, de las facturas emitidas o recibidas que llevan IVA o no, retenciones soportadas, o el % de imputación de los gastos.
Para registrar las facturas que ya tienes emitidas en otro sistema, otra opción es contabilizarlas desde Facturas y clientes → Otros ingresos (un ingreso por cada factura previa ya emitida en este año). Es importante adjuntar la factura original a cada registro. Decidir si las facturas se registran desde "Nueva factura" o desde "Otros ingresos" no es relevante, ya que lo más importante es que la fecha y la numeración de las facturas creadas en Cuéntica coincidan con las creadas originalmente y sigan una correlación de número y fecha.
A continuación, se pueden registrar los gastos desde la pestaña de "Gastos y proveedores". Al registarlos, es importante que reflejes fielmente la información que aparece en la factura que te ha enviado tu proveedor y que adjuntes el documento acreditativo.
Cómo verificar que los modelos presentados coinciden con los datos de Cuéntica:
Cuando ya hayas registrado todas las facturas y gastos, desde el apartado Informes → Informes fiscales puede verificarse que los modelos que has presentado en anteriores trimestres coinciden con los modelos generados por Cuéntica.
Haz clic en cada modelo presentado este año para ver el detalle de los cálculos realizados por Cuéntica y comprobar que coinciden con los importes presentados a la Administración:
Verificar la información en el modelo 303
Comprobar IVA devengado: la información correspondiente al IVA devengado en el modelo 303 (casillas de la 1 a la 27 del apartado de "Liquidación"), debe coincidir con la que se muestra en el borrador del modelo en el calendario fiscal, en el apartado "IVA Devengado". El nombre de las casillas en el borrador de Cuéntica suelen tener el mismo nombre que en el modelo, para facilitar la comprobación.
Comprobar IVA deducible: la información sobre el IVA deducible del modelo 303 (desde la casilla 28 hasta la 45 del apartado de "Liquidación") debe coincidir con la sección "IVA Deducible" del borrador de Cuéntica.
Comprobar información adicional: los importes que aparecen en "Información adicional" en el apartado de "Liquidación" deben ser iguales a los que aparecen en la sección con el mismo nombre en el borrador de Cuéntica.
Comprobar resultado: para asegurarse de que todo está correcto es necesario comprobar el apartado de "Resultado", donde los importes que aparecen deben coincidir con el resultado mostrado en el borrador de Cuéntica.
Verificar la información en el modelo 130
Al hacer clic en el modelo 130 en el Calendario fiscal se muestra el resultado de cada trimestre, por lo que, para comprobarlo, hay que revisar que las siguientes casillas del modelo coinciden con la información mostrada en el borrador de Cuéntica.
Supongamos que estamos revisando el 130 del segundo trimestre. En ese caso, hay que revisar que los datos que aparecen en el modelo 130 presentado el 1 de julio coinciden con la segunda columna del borrador del modelo en Cuéntica. (Truco: para facilitar la revisión, el orden que siguen las casillas en el borrador de Cuéntica es el mismo que en el modelo presentado en Hacienda).
Recordemos que esta comprobación hay que hacerla por cada trimestre presentado en el año vigente. Por ejemplo, si vas a empezar con el módulo de Fiscalidad en junio, deberás comprobar los modelos del primer trimestre (1T).
Con el módulo de Fiscalidad Tutelada, el equipo de asesoría hará una revisión de todos los meses de tu actividad previos a tu comienzo con Cuéntica, desde enero de ese mismo año.