La conciliación bancaria es el proceso de comprobar que todos los movimientos del banco, tanto de cobros como de pagos, tienen asociado un registro en la contabilidad, ya sea en forma de factura, de ingreso, de gasto o de inversión.
En Cuéntica, todos los usuarios tienen una herramienta específica para hacer la conciliación de su contabilidad con los movimientos de sus cuentas bancarias. Se encuentra en el apartado Cobros y Pagos → Conciliación bancaria.
Paso 1: importar los movimientos bancarios
El primer paso para que Cuéntica pueda ayudar en la conciliación es traer al sistema los movimientos de la cuenta bancaria que se quiera conciliar. En la página Cobros y Pagos → Conciliación bancaria aparecen listadas todas las cuentas bancarias y las tarjetas de crédito de la empresa. Para cada una de ellas, puede elegirse cómo importar los datos:
Opción 1 (recomendada): sincronizar automáticamente los movimientos del banco. Con esta opción solamente tienes que acceder a tu banca online una vez y a partir de ahí Cuéntica importa automáticamente los movimientos cada pocas horas. Así, cada vez que entres podrás conciliar los nuevos movimientos que haya habido desde la última vez. Solo necesitas introducir una vez tus claves de la banca online, que son tratadas de forma segura y además son solamente para leer información (no permiten realizar operaciones de ningún tipo).
Opción 2: importar los movimientos manualmente a través de un fichero. Para usar la conciliación bancaria importando un fichero, hay que descargar en formato excel o Norma 43 los movimientos que se quieran importar desde la banca online y realizar esta misma operación cada vez que se quiera actualizar la información en la conciliación bancaria.
Formato excel: para importar los movimientos en excel hay que descargar la plantilla desde Cuéntica y completarla con los movimientos bancarios que se quieran importar. Una vez hecho, hay que subir el fichero a la herramienta para cargar los datos en la conciliación.
Fichero Norma 43: para importar los movimientos a través del fichero Norma 43 hay que descargarlo en dicho formato desde la banca online. Una vez descargado, hay que importar en Cuéntica el fichero en ese mismo formato.
Opción 3: importar manualmente un fichero en norma 43. Tendrás que acceder manualmente a tu banca online para descargar el fichero con todos tus movimientos en el formato de la norma 43. Tendrás que hacer este proceso cada vez que quieras actualizar los movimientos bancarios que tiene guardados Cuéntica.
Una vez importados los movimientos bancarios de la cuenta, saldrá la información resumen de la misma: el intervalo de fechas que se ha importado, la fecha de la última sincronización, los saldos de la cuenta, el número de movimientos pendientes de conciliar....
Además, en el panel de control, tendrás dos nuevos widgets, uno con la información del saldo real de cada cuenta que tengas sincronizada en conciliación bancaria y el saldo resultante de todas ellas y otro con los movimientos pendientes de conciliar.
Ahora ya puedes acceder a la herramienta de conciliación de esa cuenta bancaria pulsando en el botón "conciliar ahora".
Paso 2: conciliar movimientos
Una vez Cuéntica tiene movimientos bancarios importados, hace un análisis de todas las facturas y gastos que tienes registrados, los cruza con los movimientos del banco y como resultado se muestra sugerencias de emparejamientos.
Pueden ocurrir 3 casos diferentes:
Que Cuéntica encuentre un registro que encaja con ese movimiento.
Que NO encuentre ninguna combinación con ese movimiento.
Que encuentre varios registros que, sumados, encajen con ese movimiento.
Vamos a ver cada uno de ellos por separado.
Caso 1: cuando hay un registro que encaja con el movimiento
En este caso, Cuéntica ha revisado el movimiento del banco y ha encontrado un cobro o un pago que encaja perfectamente con ese movimiento. Solo hay que confirmarlo (pulsando en el icono ✔) y la pareja quedará conciliada y desaparecerá de la pestaña de "pendientes" (estará localizable en la pestaña de "conciliados").
Si las fechas de ambos no coinciden exactamente, al confirmar la conciliación se actualizará el cobro/pago con la fecha del movimiento bancario.
En caso de que Cuéntica haya hecho un emparejamiento incorrecto, en todo momento te da la opción de corregirlo buscando otro o creando un nuevo registro.
Caso 2: cuando no hay ninguna combinación de registros que encaje con el movimiento
Si Cuéntica no encuentra ningún registro que pueda corresponder a ese movimiento bancario, mostrará una tarjeta con las diferentes opciones para buscarlo de forma manual o para crear un nuevo registro desde ahí mismo.
En caso de crear un nuevo registro, de forma automática utilizará los datos del movimiento bancario (importe, fecha y concepto) para que la creación sea más rápida y sin errores.
Recuerda siempre buscar y conservar la factura, ticket o documento que justifique la operación que se acaba de registrar porque ante una revisión Hacienda va a exigir tener el documento.
Caso 3: cuando hay una combinación de varios registros que encajan con el movimiento
En algunas ocasiones, con un solo movimiento bancario se cubren varios registros contables. Por ejemplo si un cliente que te paga dos facturas de golpe con una transferencia. Durante el análisis de los movimientos y registros contables, Cuéntica intenta detectar estos casos y, si encuentra alguno, también lo mostrará como una sugerencia de emparejamiento.
La diferencia será que, esta vez, en la columna derecha mostrará una tarjeta explicando que ha encontrado un grupo de registros contables que, en suma, coinciden con el movimiento bancario en cuestión.
Puedes confirmar directamente la sugerencia y conciliar así ese movimiento con todos los registros contables propuestos. O puedes también conciliar los registros por separado y crear alguno nuevo que todavía falte de registrar.
Caso 4: cuando no quieres conciliar el movimiento
Si en la cuenta bancaria se intercalan movimientos de tu actividad profesional y movimientos personales, puedes descartar estos últimos pasando el ratón por encima del movimiento y haciendo click en el botón "Descartar movimiento".
En el filtro de movimientos está la opción para mostrar los movimientos descartados, de manera que podrás "deshacer" y recuperar cualquier descartado para que vuelva a estar disponible.