Al crear nuevas facturas o nuevos gastos en Cuéntica, debes especificar cómo has realizado el cobro o el pago del importe. Por ello, en la sección Configuración → Cuentas bancarias pueden añadirse todas las cuentas, para poder elegirlas en el momento de especificar cómo se ha cobrado una factura o cómo se ha pagado un gasto.
Las cuentas de la empresa pueden ser de diferentes tipos:
Caja: es una cuenta que aparece por defecto, para especificar que la forma de pago de una factura o gasto ha sido “en efectivo”.
Cuenta bancaria: cuentas de bancos, con su correspondiente número (el código IBAN y el BIC/SWIFT son calculados automáticamente a partir del número de cuenta normal).
Tarjeta bancaria: es una tarjeta de débito o crédito, con su correspondiente número. Al meter una nueva tarjeta, podrás indicar a cuál de las cuentas bancarias está asociada (de las que ya tienes introducidas en el sistema).
Socio: en el caso de que la empresa sea una sociedad, el sistema permite especificar que un cobro o un pago lo ha realizado uno de los socios (una práctica bastante habitual).
Otro tipo de cuenta: está pensado para poder crear cuentas como Paypal, Stripe, un monedero de bitcoins, tarjetas de prepago, confirming, etc. No son estrictamente cuentas bancarias, pero sí son cuentas con las que se realizan operaciones, por lo que es necesario que estén reflejadas en la contabilidad. Hemos publicado una guía donde explicamos como añadir cuentas de este tipo.
En todas las cuentas, independientemente del tipo, puede definirse un saldo inicial, que es el importe total (positivo o negativo) que había en la cuenta en el momento de introducirla en Cuéntica. Así, el sistema podrá tenerlo en cuenta para calcular bien el estado económico de cada cuenta.
En la tabla de las cuentas bancarias, tienes distintas opciones para cada una de ellas:
editar la cuenta (para modificar cualquier información de la misma),
archivarla/reactivarla y
eliminar la cuenta del sistema.
Cuentas por defecto
Como los autónomos y empresas suelen tener varias cuentas, tanto bancarias como tarjetas, al editar cualquiera de ellas puede marcarse la opción de “Cuenta bancaria por defecto” o “Tarjeta por defecto“. Al marcar esta opción, las cuentas aparecen destacadas sobre el resto en la tabla y, al crear facturas o gastos, serán las que el sistema ponga por defecto para el cobro/pago de las mismas.
Archivar cuentas
Cuando una cuenta tiene movimientos asociados a ella no es posible eliminarla del sistema, puesto que debe constar en el histórico de la contabilidad. En la vida de un autónomo o de una empresa, es habitual que algunas cuentas bancarias dejen de usarse, o que una tarjeta de crédito se caduque o se pierda. En estos casos, puedes “archivar” la cuenta. Esto hará que aparezca en gris y al final del todo. Podrás seguir eligiéndola como forma de pago, pero estarán más ocultas que las cuentas activas, y así se evita el problema de elegirlas por error.
Por supuesto, cualquier cuenta archivada puede volver a activarse en cualquier momento desde la rueda de opciones de la misma, en la tabla de cuentas bancarias.
Eliminar una cuenta
Si una cuenta no tiene movimientos asociados a ella, es decir, no hay ningún cobro y ningún pago asociado a esa cuenta, puede eliminarse desde la rueda de opciones en la tabla.
En caso de ser una cuenta bancaria la que se quiere eliminar, el sistema también comprueba que no tenga ninguna tarjeta activa y asociada a la cuenta bancaria.