Con Cuéntica tienes tu propio buzón en el que puedes dejar los documentos de gastos para procesarlos directamente desde la herramienta y contabilizar todos los gastos de forma ágil, rápida... ¡y sin que se te olvide ninguno!
Puedes dejar documentos en tu buzón de dos formas:
Subiendo los documentos manualmente desde el navegador web, en el apartado de Gastos y proveedores → Buzón de gastos.
Reenviando los documentos por email a tu dirección personalizada.
El buzón está pensado para ser un almacén temporal, un espacio en el que dejar los documentos justificantes de tus gastos para tenerlos ordenados y centralizados a la espera de ser contabilizados. Encontrarás dos pestañas en el listado:
Documentos pendientes. Los documentos que todavía no tienen un gasto asociado.
Documentos procesados. Los que ya tienen un gasto asociado y se consideran contabilizados.
1. Subir los documentos manualmente
En el apartado de Gastos y proveedores → Buzón de gastos puedes hacer clic en el botón de "nuevo documento" o bien arrastrar y soltar los archivos desde tu escritorio. Todos los archivos que subas aparecerán en el listado de "pendientes" para que puedas identificarlos fácilmente y procesarlos creando sus gastos correspondientes.
💡 Truco: arrastra y suelta una carpeta completa para subir de una sola vez todos los documentos que tengas en ella.
2. Enviar los documentos por email a tu buzón de gastos
Seguro que recibes muchos de los justificantes de tus gastos por email, ya sean facturas, tickets o recibos. A partir de ahora, cuando recibas un documento de gasto por correo, no lo dejes pasar y reenvíalo a tu buzón para tenerlo ya organizado y centralizado en Cuéntica.
Todos los que te reenvíes a tu buzón los tendrás organizados en la pestaña de "documentos pendientes", a la espera de que accedas para procesarlos y cerrar la contabilidad.
Cómo saber la dirección de tu buzón
La dirección de tu buzón de gastos es única y la encontrarás en el apartado Configuración → Preferencias de email. Ahí puedes copiar la dirección o cambiarla por una que te guste más.
💡 Truco: añade un nuevo contacto en tu cliente de correo con la dirección del buzón. Así será más fácil reenviarle documentos.
Controla quién puede enviar documentos a tu buzón
Tu buzón solo admitirá correos enviados desde las direcciones que tú autorices, además de los propios usuarios que tengas añadidos en tu cuenta. Si necesitas poder enviar documentos desde otras direcciones de correo, puedes añadir o eliminar direcciones autorizadas desde Configuración → Preferencias de email.
Para que el buzón admita un correo y sus documentos adjuntos, el remitente del mismo tiene que ser una dirección de la lista de "remitentes autorizados".
Qué documentos puedes enviar
Puedes enviar a tu buzón todos los documentos que quieras. Por ejemplo: PDFs, imágenes, hojas de cálculo, archivos de Word... Todo documento que reenvíes se quedará guardado en tu buzón para que puedas encontrarlo y descargarlo en cualquier momento. Si es un archivo de tipo PDF o imagen, podrás previsualizarlo directamente desde Cuéntica sin tener que descargarlo y así será mucho más rápido contabilizar el gasto asociado a ese documento.
Cómo crear un nuevo gasto a partir de un documento del buzón
En el listado de documentos de tu buzón, en la pestaña de Documentos Pendientes, verás que puedes previsualizar el documento colocando el cursor encima del icono del adjunto.
Además, con el cursor encima de uno de los documentos de la tabla, aparece un botón "Nuevo gasto" a la derecha y, al pulsar, cargará la pantalla de creación de un nuevo gasto con el documento ya adjunto y la pantalla dividida, para que puedas terminar de registrar los datos del gasto fácilmente.