Hay ocasiones que compramos al mismo tiempo algo que es considerado un gasto y algo que va a permanecer en la empresa más de un año, y por ello es una inversión. Por lo que en la misma factura tenemos dos conceptos: uno o varios gastos y una o varias inversiones.
Ejemplo de registro de una factura con gastos e inversiones:
Supongamos que hemos comprado dos portátiles y unos auriculares , y ambos conceptos aparecen en la misma factura:
Para registrarlo en Cuéntica hay que tener en cuenta que son dos conceptos diferentes y por tanto hay que diferenciarlos en dos líneas. A continuación se muestra cómo se quedaría registrada la factura completa en Cuéntica:
En la primera línea registraremos el portátil, como permanecerá más de un año en la empresa y es para uso en el trabajo y no para venderlo haciendo negocio con él, entonces es una inversión. Al marcar la pestaña nos aparecerán algunos campos adicionales:
Al ser un ordenador, el tipo de inversión será "Equipos para el proceso de la información".
Base imponible: el importe de la inversión (sólo el portátil).
Duración prevista: son los años que pensamos que va a estar ese bien en nuestra empresa. Hay que rellenarlo conforme a las tablas oficiales que especifican un máximo de años para cada tipo de inversión. En nuestro caso ponemos que va a durar 4 años.
Fecha de alta: normalmente coincidirá con la fecha de compra.
A continuación nos quedará registrar una segunda línea con el gasto por la compra del micrófono (esto no es una inversión). En este caso, el tipo de gasto será "Compras de otros aprovisionamientos"
Hay que asegurarse que el total del gasto coincide con el total de la factura que nos ha hecho llegar el proveedor.
Para que el proceso de justificación de gastos sea sencillo, te recomiendo adjuntar la factura en el mismo momento en que los registras en Cuéntica. De esta manera tienes todos los tickets y facturas centralizados y, si en algún momento necesitaras por ejemplo todos los justificantes de un trimestre, desde el listado de gastos podrás filtrar por fechas y "descargar los adjuntos" con un solo clic.