Tenemos un post que explica la Ley de Reformas Urgentes del trabajo autónomo, que cambió en 2018 la normativa respecto a la deducción de gastos de restaurantes en el caso de personas físicas. En el caso de operar como una sociedad, tenemos una guía en la que explicamos cómo registrar los gastos de cafeterías y restaurantes para sociedades.
La normativa sobre la deducción de gastos de comidas y manutención del autónomo especifica lo siguiente:
Los pagos deben a través de medios electrónicos de pago: tarjetas de crédito, débito, pagos móviles, etc.
El gasto debe haberse realizado durante los días laborables (normalmente de lunes a viernes).
Las comidas (desayuno, comida o cena) deben realizarse en establecimientos de restauración y hostelería específicos, como bares o restaurantes. No se aceptan, por ejemplo, platos preparados comprados en supermercados.
Se debe guardar los documentos acreditativos (tickets o facturas), para poder justificar los gastos ante posibles comprobaciones de Hacienda.
El IVA de los gastos en los servicios de hostelería y restauración no es deducible. Por ello, a la hora de registrarlo en Cuéntica tienes que asegurarte de poner al 0% la casilla del IVA.
Los importes deducibles tienen unos límites diarios que son:
| No pernocta | Pernocta |
España | 26,67 € | 53,34 € |
Extranjero | 48,08 € | 91,35 € |
Cómo registrar los gastos de restaurantes y cafeterías
Supongamos que tenemos el siguiente ticket de gasto en un restaurante por la visita en el día a un cliente en España:
Es un caso en que el importe es mayor que el límite diario, por lo que habrá que separarlo en dos líneas distintas: una para la parte deducible y otra para la que no lo es.
El proceso para registrar este gasto con un ticket de restaurante en Cuéntica es el siguiente:
Crear un nuevo gasto desde la sección de "Gastos y proveedores".
Seleccionar "ticket / recibo" como tipo de documento. En caso de tener una factura en vez de un ticket, se seleccionaría "Factura" como tipo de documento.
Puedes elegir "Proveedores varios" en el desplegable de "proveedor". En la casilla de fecha tienes que poner la misma que aparezca en el documento y si aparece un número de documento puedes añadirlo también, para localizarlo más fácilmente.
Como el importe total es mayor que el límite deducible, hay que dividir el gasto entre la parte deducible y la que no lo es. Para ello, hay que crear dos líneas. En la primera línea hay que registrar la parte deducible. El tipo de gasto sería "restaurante y hostelería" y en la casilla de "base imponible" hay que poner la cantidad máxima deducible (26,67€). El IVA tiene que estar a 0% y la imputación al 100%.
En la segunda línea hay que registrar la parte restante, que no es deducible porque ya se supera el límite diario. El tipo de gasto será "Gastos no deducibles" y en la casilla "base imponible" hay que poner la cantidad restante (24,53€). En la casilla de "concepto" se puede aclarar que ese importe del gasto corresponde a la parte no deducible del mismo. El IVA tiene que estar a 0% y la imputación al 100%.
Es importante confirmar que el importe del ticket o factura coincide con el importe total con el registro del gasto en Cuéntica. También es importante especificar la forma en que se ha pagado. Recuerda que uno de los requisitos para poder deducírtelo es que la forma de pago sea telemática. No sería válido el pago al contado, por ejemplo.
Para que el proceso de justificación de gastos sea sencillo, te recomiendo adjuntar los tickets o facturas en el mismo momento en que los registras en Cuéntica. De esta manera los tienes centralizados y, si en algún momento necesitaras por ejemplo todos los justificantes de un trimestre, desde el listado de gastos podrás filtrar por fechas y "descargar los adjuntos" con un solo clic.
Un caso distinto sería un gasto de comida que sea de 20€ por ejemplo. En ese caso, al ser de un importe menor que el máximo marcado por la normativa, todo el gasto sería deducible y solo sería necesario crear la primera línea con todo el importe.
💡 Con el buzón de gastos que tienes activo en Cuéntica no solo puedes reenviarte cada factura o ticket que recibas por correo, sino que también puedes usarlo para hacer una foto al ticket con el móvil y enviar el archivo por correo a tu buzón. Tendrás todos los documentos en Cuéntica bien organizados y así crearás los gastos más rápidamente.