Hay veces que los autónomos acuerdan con el cliente repercutirle una serie de gastos derivados de algún proyecto que esté desarrollando para él. Al repercutir los gastos al cliente, éste asumirá el 100% del importe de los mismos.
💡Es importante recordar que solo puedes deducirte unos importes máximos de ciertos gastos (como los gastos de restaurantes y cafeterías), tal y como explicamos en este post sobre la normativa y los importes máximos deducibles.
En esta guía explicamos las dos vías más comunes que tienen los autónomos de repercutir gastos de viaje y dietas al cliente.
1️⃣ Incluir los gastos en la factura al cliente
Si se acuerda que la manera en que se va a repercutir los gastos al cliente es a través de la factura que le emite por sus servicios, es importante tener en cuenta varias cosas:
Primero el autónomo asume los gastos y luego se los repercute al cliente a través de la factura que le emite por sus servicios.
Es obligatorio que el autónomo tenga la factura que acredite cada gasto.
La factura del gasto debe contener los datos fiscales del autónomo.
La factura que le emita al cliente con la repercusión de los gastos debe contener el mismo tipo de IVA y retención (IPRF) que se aplica al servicio que ofrece, no el que aparece en la factura. Por ejemplo: un desarrollador va a repercutir un gasto de alojamiento a su cliente de Albacete. Aunque en la factura que le ha proporcionado el hotel con sus datos fiscales aparece un IVA reducido (10%), la factura que le emita al cliente por esos gastos debe contener el IVA al 21% y la retención correspondiente, ya que no presta un servicio hotelero sino que presta servicios de desarrollo.
Primero se registra el gasto en Cuéntica reflejando la factura del gasto del hotel:
Posteriormente se repercute ese gasto al cliente identificándolo en una línea específica en la factura:
2️⃣ Gastos suplidos
Otra manera de repercutir los gastos a los clientes es a través de los suplidos. A grandes rasgos, un gasto suplido es aquel que el autónomo paga en nombre de su cliente y que posteriormente le repercute en la factura por el mismo importe exacto que ha pagado, sin añadir ningún margen de beneficio.
A diferencia de la primera opción, en este caso la factura contiene los datos fiscales del cliente y esa línea en la factura no debe llevar IVA ni retención. En realidad, para el autónomo no es un ingreso ni un gasto, sino un cobro y un pago sin mayor trascendencia fiscal si finalmente se liquida con el cliente.