Hay veces que los autónomos acuerdan con el cliente repercutirle una serie de gastos derivados de algún proyecto que esté desarrollando para él. A grandes rasgos, al repercutir los gastos al cliente, éste asumirá el 100% del importe de los gastos.
💡Es importante recordar que el autónomo puede deducirse unos importes máximos de ciertos gastos (como los gastos de restaurantes y cafeterías), tal y como explica Carolina en su artículo sobre la normativa y los importes máximos deducibles.
En este artículo se explican las dos vías más comunes que tienen los autónomos de repercutir gastos de viaje y dietas al cliente.
Incluir los gastos en la factura al cliente
Si se acuerda que la manera que el autónomo va a repercutir los gastos al cliente es a través de la factura que le emite por sus servicios, es importante tener en cuenta varias cosas:
Primero el autónomo asume los gastos y luego se los repercute al cliente a través de la factura que le emite por sus servicios.
Es obligatorio que el autónomo tenga la factura que acredite cada gasto.
La factura del gasto debe contener los datos fiscales del autónomo.
La factura que le emita al cliente con la repercusión de los gastos debe contener el mismo tipo de IVA y Retención (IPRF) que se aplica al servicio que ofrece, no el que aparece en la factura. Por ejemplo: un desarrollador va a repercutir un gasto de alojamiento a su cliente de Albacete. Aunque en la factura que le ha proporcionado el hotel con sus datos fiscales aparece un IVA reducido (10%), la factura que le emita al cliente por esos gastos debe contener el IVA al 21% y la retención correspondiente, ya que no presta un servicio hotelero sino que presta servicios de desarrollo.
Así quedaría registrado en Cuéntica:
Primero se registra el gasto en Cuéntica reflejando la factura del gasto del hotel:
Posteriormente se repercute ese gasto al cliente identificándolo en una línea específica en la factura:
Gastos suplidos
Otra manera de repercutir los gastos a los clientes es a través de los suplidos. A grandes rasgos, un suplido es un gasto que el autónomo profesional asume y paga en nombre de su cliente. Detalles importantes:
La factura del gasto debe tener los datos fiscales del cliente, no del autónomo.
Como la factura va a contener los datos fiscales del cliente, va a ser quien va a poder deducirse el gasto.
A la hora de repercutir ese gasto, no se aplica ni IVA ni IRPF en este gasto. Aunque la factura original sí lo tenga.
Es importante que se tenga un registro paralelo de los suplidos para controlar este tipo de gasto. Si trabajas con suplidos puedes descargar y usar esta plantilla. Además, el uso de etiquetas puede ayudar a tener aún más control sobre estos gastos.
En Cuéntica, no hay manera específica de reflejar los gastos suplidos, por tanto, no se deben registrar como un concepto más en la factura sino, que hay que hacer referencia a ellos en el pie de factura y en las líneas de cobro de la factura.
El proceso que recomendamos para registrarlo es el siguiente:
Supongamos que un autónomo acude un hotel y acuerda con el cliente repercutirle este gasto como suplido. Como se ha comentado, la factura del gasto debe contener los datos fiscales del cliente. Por tanto, siguiendo con el ejemplo anterior, este sería un ejemplo de la factura:
Por tanto, el autónomo no puede hacer el registro del gasto en Cuéntica, será el cliente el que debe introducirlo como gasto al contener sus datos fiscales. Sin embargo, ha sido el autónomo el que ha realizado el pago del hotel, por tanto, así debe reflejarlo en las líneas de cobro de la factura que le emite por sus servicios.
En la factura por los servicios se debe incluir en las líneas de cobro el pago del hotel (sin IVA ni IRPF). Además, en el comentario personal de la factura se detalla más información sobre el gasto suplido.