Las facturas de alquiler, además del IVA, llevan asociadas una retención (actualmente del 19%). Es muy importante registrarla correctamente, ya que debemos recordar que el inquilino es el obligado a retener y a ingresar la cantidad correcta a la Agencia Tributaria cada trimestre en un modelo oficial (modelo 115).
El responsable de la retención no es el propietario, por lo que si nos encontramos con una factura con el importe incorrecto de retención (algo muy habitual sobre todo cuando hay algún cambio de este tipo en la legislación) debemos retener por el importe correcto o rechazar dicha factura hasta que esté bien confeccionada. En el caso de hacer caso omiso al importe correcto de retención, a la hora de presentar la declaración informativa, Hacienda detectará diferencias entre la base de retención y la cantidad retenida, por lo que el requerimiento será inmediato para que ingresemos la diferencia.
A modo de ejemplo: imaginemos una factura de alquiler de oficina cuyo importe total es de 1.020,00€. En la factura estará detallada la base imponible (1.000,00€), la cuota del 21% de IVA (210,00€) y la cuota del 19% de retención (190,00€). Si en vez de una factura el propietario nos envía directamente un recibo del banco con el cobro, deberemos registrarlo en nuestra contabilidad exactamente igual, como si fuera una factura:
Seleccionar "factura" como tipo de documento al crear un nuevo gasto.
Especificar el proveedor, que será el propietario de la oficina.
Seleccionar "alquiler de inmuebles y locales" como tipo de gasto.
Rellenar el importe de la base imponible del alquiler. Hay que asegurarse de que el tipo de IVA y el porcentaje de retención son correctos. Revisar que el importe total coincide que con el importe de la factura o recibo.
