Anular una factura es la forma de decir "esta factura nunca debió existir". En esta guía te explicamos qué es exactamente una factura anulada, cuándo tiene sentido anular (y cuándo no), qué pasa después y qué hacer con tu cliente y con tu gestor.
Qué es una factura anulada
Una factura anulada es una factura emitida que has invalidado porque se emitió por error. Pero ojo, conviene aclarar que "anular" no es "eliminar":
La factura sigue existiendo. La verás en tu listado con su número, su fecha y sus importes, marcada como anulada. Su PDF llevará el sello "ANULADA".
Su número queda ocupado. Su número no se puede reutilizar para otra factura.
No cuenta para nada. Queda fuera de tus impuestos, libros de IVA, informes y saldos, y sus cobros desaparecen. Es como si la operación no se hubiera producido, porque de hecho no se produjo.
Cuándo anular una factura
Anular debería ser un procedimiento excepcional: solo debe usarse cuando la operación no ha existido. Casos habituales:
La has emitido por error o es una factura de prueba.
Está duplicada: emitiste dos veces la misma factura.
Se la has emitido a un cliente equivocado.
No anules la factura si la venta o el servicio sí han existido y solo te has equivocado en algún dato (precio, cantidades, tipo de IVA, descuento...). En ese caso lo correcto es emitir una factura rectificativa.
Si dudas entre las dos opciones, en la guía Cómo corregir una factura emitida hay una comparativa con ejemplos de cuándo anular y cuándo emitir una rectificativa.
Qué pasa cuando anulas una factura
El número no se puede reutilizar. Antes era habitual "borrar" una factura equivocada y volver a usar su número. Con la normativa actual de facturación y con Verifactu ya no es posible: cada número emitido queda registrado para siempre, aunque sea el de una factura de prueba o una anulada. La siguiente factura que emitas tomará el número siguiente de la serie y la anulada se queda en medio ocupando su sitio, de manera que no se pueda crear ningún salto en la facturación.
Qué ocurre con Verifactu. Al anular, Cuéntica genera un registro de anulación encadenado al registro original. Es el mecanismo que exige Verifactu: la factura errónea no se modifica ni se borra, se añade un nuevo registro que la invalida. Cada registro lleva una huella digital (hash) calculada a partir del anterior, y así Hacienda puede comprobar que la cadena de facturación está intacta.
La factura deja de contar en tus impuestos y en tus cobros. Cuéntica excluye la factura anulada de todos los cálculos: modelos de impuestos, libros de IVA, informes y saldos de clientes. Los cobros que tuviera registrados dejan de aparecer en "Cobros y pagos" y en la conciliación bancaria. Si el cliente sí te pagó, registra el cobro en la factura correcta que emitas después.
Atención: si la factura que anulas ya la incluiste en una declaración presentada, lo que has declarado ya no coincide con tus libros. Consulta el caso con tu gestor o escríbenos por el chat si tienes contratada la asesoría de Cuéntica, para ver si requiere la presentación de una declaración complementaria o una solicitud de rectificación.
Cómo anular una factura en Cuéntica
En el listado de facturas, despliega las opciones de la factura y elige Anular factura.
Lee el aviso, marca la casilla de confirmación y pulsa Anular factura.
Cuidado: la anulación es irreversible. Si te has confundido y la operación sí existía, tendrás que emitir una factura nueva con los mismos datos.
Cuéntica no te dejará anular en estos casos:
La factura tiene rectificativas emitidas. Anula primero las rectificativas y después la original.
La factura está esperando respuesta de la AEAT (Verifactu con envío automático). Suele ser cuestión de segundos: espera a que Hacienda la procese.
Es un borrador. Los borradores no se anulan, se eliminan: todavía no se han emitido ni tienen número.
Qué hacer después de anular
Emite la factura correcta, si la operación existía y lo que fallaba era, por ejemplo, el cliente.
Avisa a tu cliente solo si llegó a recibir la factura. Si nunca se la enviaste, no hagas nada: solo le generarías confusión. Si ya la tenía, envíale el PDF con el sello "ANULADA" y dile que no tiene validez, para que no se deduzca el IVA de una factura que no cuenta. Y si has emitido la factura correcta, adjúntasela en el mismo mensaje.
Envíasela a tu gestor. Necesita saber que esa factura existe y que está anulada para justificar por qué ese número no aparece en tus declaraciones. Si tiene acceso a tu cuenta de Cuéntica, la verá en el listado. Si le envías las facturas de otra forma, incluye también la anulada. Y si tienes contratada la asesoría de Cuéntica, no tienes que hacer nada: ya la vemos nosotras. 🙌
Preguntas frecuentes
¿Puedo borrar una factura emitida en lugar de anularla?
No. Una vez emitida, una factura no se puede eliminar ni editar: solo rectificarla o anularla. Si quieres poder cambiar cosas antes de emitir, guárdala como borrador.
¿Y los cobros que tenía registrados?
Desaparecen de "Cobros y pagos" junto con la factura. Si el cliente sí te ha pagado, registra el cobro en la factura correcta.
He anulado una factura por error, ¿puedo recuperarla?
No. Emite una factura nueva con los mismos datos. Tendrá un número distinto.
¿Anular deja "mal vista" mi numeración ante Hacienda?
No, si es algo puntual. Lo que Hacienda no quiere ver son saltos sin justificar, y una factura anulada es justo lo contrario: el número está ahí y consta por qué no cuenta. Lo que sí llamaría la atención es anular facturas de forma habitual.