Si facturas cuotas periódicas como el alquiler de un local, una suscripción o un mantenimiento mensual, puedes emitir la factura unos días antes de que venza y ponerle como fecha de operación el día en que tu cliente tiene que pagarla. Así tu cliente la recibe a tiempo y el IVA va al trimestre del vencimiento, no al del día en que la emites. Hacienda llama operaciones de tracto sucesivo a este tipo de operaciones.
ℹ️ Más información sobre qué operaciones son de tracto sucesivo y cuándo se declara su IVA, explicado con ejemplos: Operaciones de tracto sucesivo: qué son y cuándo se declara el IVA.
Qué facturas puedes emitir por adelantado
Solo las de cuotas periódicas que tu cliente todavía no tiene que pagar:
Alquileres de un local, una oficina o una nave.
Servicios recurrentes con cuota fija: asesoría, mantenimiento informático, limpieza…
Suscripciones a un software o una plataforma, membresías o formación continuada.
Suministros de energía, agua, gas o telecomunicaciones.
No sirve para un trabajo puntual, aunque lo cobres a plazos o por hitos, ni tampoco para un anticipo. Esas facturas llevan siempre la fecha del día en que terminas el trabajo o en la que cobras el anticipo.
Paso 1️⃣: activa la opción en "Configuración"
En la configuración de tu cuenta, en el apartado Configuración fiscal de la facturación, marca la opción "Emito facturas de cuotas periódicas por adelantado" y guarda los cambios.
Solo tienes que activarla una vez. Si no la activas, al intentar emitir una factura con fecha futura, Cuéntica te avisará de que no puede emitirse con una fecha posterior a "hoy".
Paso 2️⃣: emite la factura con la fecha de vencimiento
Crea la factura como siempre y, en el campo Fecha de operación elige el día en que tu cliente tiene que pagar la cuota. Por ejemplo, si es un alquiler y la cuota de enero se paga el día 1 de enero, esa es la fecha de operación, aunque emitas la factura el 20 de diciembre.
Al poner una fecha futura, las líneas de la factura se clasifican automáticamente como "Operación de tracto sucesivo". No tienes que tocar nada más.
La factura llevará dos fechas: la fecha de emisión, que es el día en que la emites, y la fecha de operación, que en este caso es la del vencimiento de la cuota. El IVA contará para el trimestre de la fecha de operación.
Como fecha de operación puedes poner, como mucho, el último día del mes siguiente. Por ejemplo, si emites la factura el 10 de noviembre, puedes ponerle hasta el 31 de diciembre.
Qué hacer si tu cliente paga antes de la fecha de la factura
Si tu cliente paga la cuota antes de la fecha de operación, el IVA se adelanta al día del cobro y la factura ya no tendrá la fecha correcta, por lo que hay que corregirla en dos pasos:
Crea una factura rectificativa de la original por el importe cobrado en negativo. Si la emites antes de la fecha de la factura original, la rectificativa lleva la misma fecha de operación que la original y Cuéntica no te dejará cambiarla.
Emite una factura nueva por el importe cobrado, con la fecha del cobro como fecha de operación.
Ejemplo: emites el 20 de diciembre la factura del alquiler de enero con fecha de operación del 1 de enero pero el inquilino la paga el 26 de diciembre, antes de lo previsto. Creas una rectificativa, que llevará fecha 1 de enero, y emites una factura nueva con fecha del 26 de diciembre. Así, el IVA de la nueva factura irá al cuarto trimestre.
Si tu cliente paga con retraso, entonces no tienes que hacer nada: la factura sigue siendo válida y el IVA quedará contabilizado en el trimestre del vencimiento.