Hay veces que los productos o servicios que se compran a proveedores finalmente no se pueden disfrutar y por ello, el cliente recibe un reembolso. Por ejemplo, un producto que se compró y que finalmente no se entregó, un vuelo que se canceló... en ambos casos el proveedor procede a hacer un reembolso del importe correspondiente.
Lo más importante es tener un documento definitivo del importe de la compra. Lo más común es:
Una factura de abono (o rectificativa) en la que se muestre el importe reembolsado.
Una factura sustitutiva que reemplaza a la que se emitió originalmente.
Por norma general, lo proveedores envían las facturas de manera automática al realizar el reembolso, pero si eso no sucede, hay que reclamarla.
En este artículo se explica cómo registrar en Cuéntica los reembolsos que proceden de compras ya realizadas a proveedores dependiendo del tipo de documento acreditativo del que se disponga.
Factura de abono o rectificativa.
Hay casos en los que el proveedor manda una factura de abono o rectificativa. Estas facturas pueden ser parciales o totales y no sustituyen a la factura original sino que la anulan. En cualquier caso, en Cuéntica hay que crear un nuevo registro con la factura rectificativa que se ha recibido.
Supongamos que se ha realizado una compra en Amazon y finalmente el producto no se entregó, por lo que el proveedor realiza un reembolso de ese importe y envía una factura rectificativa que acredita ese abono. En este caso, debe haber dos registros en Cuéntica: uno correspondiente a la factura original, y otro con la factura rectificativa que acredita el abono.
A continuación se muestra un ejemplo de una factura rectificativa y su correspondiente registro:
Al registrarlo en Cuéntica como gasto, hay que tener en cuenta varias cosas:
Aunque el fabricante sea "Cableados International", la venta ha sido realizada por Amazon, por lo que el proveedor en el registro debe ser Amazon.
El importe debe registrarse en negativo, para que no se refleje como gasto, sino como devolución y en el concepto hacer referencia a la factura que se está rectificando.
En las líneas de pago, se debe reflejar la fecha y el medio por el que se ha hecho la devolución.
Por tanto, el registro completo debe aparecer así:
Factura sustitutiva.
En este caso, el proveedor envía una factura con el importe definitivo de la compra y sustituye a la que se recibió inicialmente. En ese caso, como la factura que se recibió antes del reembolso ya no es válida hay que actualizar el registro en Cuéntica. Esto se ve más claro con un ejemplo:
Supongamos que se había realizado una compa de un vuelo de ida y vuelta a Italia para visitar a un cliente y que finalmente la aerolínea cancela uno de los vuelos. Tras la cancelación y el correspondiente reembolso del vuelo, la aerolínea hace llegar una factura sustitutiva como la que se muestra a continuación. Esta factura sustituye a la factura inicial que se recibió cuando se realizó la compra, y por tanto, deben aparecer los productos o servicios que finalmente sí se disfrutaron.
Antes de empezar a registrarlo en Cuéntica hay que tener claros los importes:
Importe inicial de la compra antes del reembolso (correspondiente a ambos vuelos): 130€
Devolución: 44,65€.
Importe final de la compra: 85,35€ correspondiente al vuelo que sí se disfrutó. Este es el importe que debe aparecer en la factura sustitutiva.
Por tanto, la manera en la que se registra en Cuéntica sería la siguiente:
Lo primero es acudir al registro que se hizo inicialmente para editarlo. Al hacerlo, es necesario adjuntar la factura sustitutiva que ha enviado el proveedor y cambiar la fecha, el número de documento y todos los campos que hayan cambiado con respecto al registro anterior. Los importes se reflejan de la siguiente manera:
El importe inicial de la compra se refleja en la primera línea de cobro con la fecha que se adquirió inicialmente
La devolución se registra en la siguiente línea de cobro con la fecha del reembolso y el importe en negativo.
Esto hará que el importe total del gasto, concuerde con el importe de la factura y por tanto, esté bien registrado.
💡 Si sincronizas las cuentas bancarias con la conciliación bancaria te va a resultar mucho más sencillo y rápido registrar este tipo de movimientos. 😊