Existen diferentes razones por las que una misma factura puede ser abonada en distintas fechas. En este post, voy a comentar algunos casos muy habituales y cómo contabilizar estas facturas en Cuéntica, registrando correctamente los distintos vencimientos de las mismas.

Imagina que el día 3 de marzo reservo un alojamiento para ir el día 6 de ese mismo mes. En total el gasto es de 100€ por el alojamiento, pero hay que abonar 30€ en el momento de hacer la reserva y el resto al llegar al propio establecimiento. Los pasos a seguir para contabilizar esta factura de gasto son:

Paso 1: con la factura que me ha enviado el establecimiento, creo un nuevo gasto en Cuéntica con "Factura" como tipo de documento trasladando todos los datos de la misma (proveedor, fecha de factura, número de documento, concepto e importes) y seleccionando el tipo de gasto que mejor se ajuste. En este caso, sería "gastos de viaje y locomoción".

Paso 2: en la parte de "Pagos" aparece ya un pago configurado. Hay que modificarlo y ponerle fecha 03/03/2023, importe 30€ y la forma de pago con la que realicé la reserva.

Paso 3: al pulsar en "Añadir pago", se creará un nuevo pago ya configurado con el importe pendiente, que son 91€ en este caso. Le especifico que la fecha de ese pago es el 06/03/2023 (el día en que se realizó el pago en el establecimiento), de nuevo elijo la forma de pago que utilizara y listo, ya puedo guardar el gasto con los vencimientos correctamente configurados. 

En ocasiones, las empresas agrupan en una única factura varios servicios que han sido prestados en distintos momentos. La factura es solo una, pero en realidad se han ido pagando los importes correspondientes conforme se ha ido prestando cada servicio. Aquí una factura de este tipo para que sirva como ejemplo:

Al registrar esta factura como un nuevo gasto en Cuéntica, además de rellenar la información del propio gasto, hay que crear un nuevo pago por cada abono que se haya ido realizando durante el período que indica la factura. En concreto, pongamos que se han realizado 2 viajes en total durante ese mes, por lo que la tabla de pagos del nuevo gasto quedaría con 2 líneas diferentes, una para cada pago realizado:

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Las compañías petrolíferas (Repsol, Cepsa, Campsa…) disponen de tarjetas de crédito que son usadas como medio de pago en cada recarga. De esta forma, y para simplificar la contabilidad, la compañía te envía únicamente una factura mensual que incluye todos los gastos de suministro realizados durante el mes.

Para registrar este tipo de gastos en Cuéntica, de nuevo hay que crear un nuevo gasto con los datos principales que vengan en la factura. Al llegar a la tabla de pagos, lo más sencillo es revisar el informe de repostajes y pagos que envía la propia compañía junto con la factura:

Así, se pueden crear fácilmente los diferentes pagos realizados a lo largo del mes y que todos ellos componen esa factura única mensual. 

Utiliza la herramienta de conciliación bancaria para sincronizar tu contabilidad de Cuéntica con tus movimientos bancarios. Así, será mucho más rápido crear y confirmar todos los cobros y pagos que has ido realizando, ahorrando tiempo y evitando errores al trasladar la información. Además, te ayudará a registrar todos tus gastos y no volver a olvidarte de contabilizar ninguno de ellos, que seguro que te ha ocurrido en alguna ocasión 😅

La herramienta de conciliación te muestra todos tus movimientos bancarios a un lado e intenta emparejar cada uno con la factura o gasto de tu contabilidad con la que corresponda:

Échale un vistazo a nuestra guía y prueba a sincronizar tus cuentas bancarias, porque realmente merece la pena.