Tener la contabilidad actualizada es fundamental para que tengas el máximo control de tu negocio. Algo tan sencillo como tipificar bien los gastos, tener los ingresos actualizados o los cobros al día, te permite saber el estado de tu tesorería, factor imprescindible para evaluar la situación de los negocios.
Además, con esta información, Cuéntica puede simplificar y facilitar tus tareas administrativas para ayudarte en el cumplimiento de la normativa contable y fiscal, por ejemplo para evitar posibles errores a la hora de presentar los modelos de impuestos.
Para que puedas tener el máximo control sobre tu negocio sin tener que invertir una gran cantidad de tiempo en ello, te recomiendo usar la selección múltiple, que permite realizar una acción sobre varios elementos al mismo tiempo. Vemos a continuación qué acciones hay disponibles.
1️⃣ Cambiar tipo de gasto
Tener bien clasificados los gastos en función de su tipología es fundamental para tener el máximo control de tu negocio y, además, la clasificación del tipo de gasto tiene repercusiones fiscales.
Revisa el artículo qué es el tipo de gasto y cómo funciona en Cuéntica y también la guía sobre los tipos de gasto más habituales en los autónomos, en la que explicamos cada uno de ellos para "seres humanos".
En Cuéntica puedes modificar el tipo de gasto de varios gastos a la vez. Es una función especialmente útil si has dejado el tipo de gasto por defecto para modificarlos todos al final del trimestre, o si simplemente hay algunos gastos recurrentes a los que no has asignado el tipo que les correspondía. Con esta función, puedes corregirlos todos de una tacada.
1. En la sección de "Gastos", selecciona los gastos que quieras modificar y haz clic en "Más acciones → Cambiar tipo de gasto":
2. Selecciona el tipo de gasto al que quieres cambiar todos los elementos seleccionados:
Y... ¡listo! Ya tienes todos con el tipo de gasto bien asignado. 🙌
2️⃣ Cambiar la forma de pago/cobro
Tanto en los cobros como en los pagos que realices, es importante establecer correctamente la forma en la que se han realizado esas transacciones. Cuanto mayor sea el control que tienes sobre las transacciones, más exacta será la previsión que Cuéntica realice y más te podrás beneficiar de la herramienta.
Por ello, puedes establecer de manera simultánea la forma de pago o cobro de varias transacciones.
Lo vemos paso a paso con un ejemplo cambiando a la vez la forma de cobro de varias facturas emitidas, pero funciona igual para cambiar la forma de pago en el listado de gastos.
1. En la sección de "Facturas", selecciona las facturas sobre las que quieras realizar los cambios de la forma de pago y haz clic en "Más acciones → Cambiar forma de cobro":
2. En el cuadro resumen puedes revisar los datos clave de las facturas que has seleccionado y seleccionar la nueva forma de pago que debe asignarse a esas facturas:
Con esto ya tendrás todos los cobros de esas facturas con la forma de pago que hayas especificado, todo de una sola vez. De la misma forma, también pueden confirmarse de una sola vez los pagos asociados a varios gastos.
3️⃣ Confirmar facturas o gastos como ya pagados
Cuéntica realiza una previsión sobre el estado de tu tesorería teniendo en cuenta los pagos que has realizado, las facturas que te han pagado y las que todavía no te han abonado los clientes.
Para agilizar el seguimiento de estos cobros y pagos, tanto desde el listado de "Facturas" como desde el listado de "Gastos" puedes seleccionar varios registros y, al final de la tabla, desplegar "Más acciones" para elegir la opción que permite marcarlas como pagadas todas de golpe.
De esta forma, se actualizarán los cobros y pagos de esas facturas o de esos gastos que has seleccionado para que todos estén ya confirmados.
📖 En esta guía profundizamos más en las facturas de ingresos y la gestión de sus cobros en Cuéntica.
4️⃣ Cambiar el estado de cobros y pagos: confirmados o pendientes
Para agilizar el seguimiento de la tesorería, puedes modificar el estado de varios cobros o pagos de una sola vez, marcándolos todos como "realizados" o como "pendientes" con un clic.
Para hacerlo, debes seleccionar primero varios registros desde la pestaña de "Cobros" o de "Pagos" y, a continuación, al final de la tabla, desplegar "Más acciones" y seleccionar la opción "Confirmar los seleccionados" o bien "Marcar como pendientes".
5️⃣ Confirmar borradores de gasto
Es muy habitual utilizar los borradores periódicos, que generan un borrador de gasto cada X meses, para agilizar la contabilización de los mismos. Por ejemplo, si sabes que vas a tener todos los meses un gasto de telefonía móvil, puedes hacer un borrador periódico que genere el borrador del gasto cada mes. Así, tendrás esa previsión de gasto y, además, cada trimestre solo tendrás que confirmarlos antes de cerrar la contabilidad de ese periodo.
Una vez tienes borradores de gasto puedes seleccionar varios a la vez y confirmarlos de golpe, para transformarlos en gastos efectivos y definitivos. Para ello solo hay que seguir un proceso de 2 pasos:
En la pestaña "Gastos → Borradores, utiliza el filtro para encontrar los borradores que te interesan y selecciona los que quieres confirmar. Después, al final de la tabla, despliega "Más acciones" y selecciona "Confirmar borradores de gasto".
En la ventana emergente, aparecerán los datos clave de cada gasto para revisarlos rápidamente y para cambiar la fecha al día exacto en que ese gasto se hizo efectivo finalmente. Una vez revisados los datos, solo queda pulsar en "Confirmar borradores" y ¡eso es todo! Esos gastos habrán pasado ya de "borradores" a "confirmados".
6️⃣ Descargar en un ZIP todos los archivos que has adjuntado a tus gastos
Cuando registras un gasto, puedes adjuntar el ticket o factura correspondiente a ese gasto. De esta manera, la tarea de justificación de gastos es mucho más sencilla y, por tanto, el control que tienes sobre tu negocio es más exhaustivo. Además, es una buena forma de tener todos los justificantes en un único sitio, accesible y seguro.
Con la funcionalidad del buzón de gastos puedes contabilizar tus gastos partiendo de la factura o ticket del mismo y así asegurarte de tener todos los justificantes siempre en Cuéntica de forma accesible y segura.
La opción "Descargar adjuntos en un archivo ZIP" que verás al desplegar el botón "Más acciones" te permite descargar de golpe un ZIP todos los archivos adjuntos a los gastos que has seleccionado en la tabla de "Gastos y proveedores". Cuando hagas clic en la opción de descarga, se generará un archivo comprimido donde encontrarás todos los adjuntos de los gastos que has seleccionado.
Esta opción te resultará especialmente útil, por ejemplo, si tienes que justificar los gastos de un determinado proyecto o si de forma periódica quieres descargar todos los archivos que vas subiendo a Cuéntica para tener una copia local.
Para que te resulte más sencilla la tarea de identificar los ingresos y los gastos correspondientes a un proyecto determinado, te recomiendo que les asignes etiquetas. Mi compañera Elena escribió un post que explica cómo agrupar y clasificar apuntes con las etiquetas, repasando las ventajas de hacerlo y en qué casos es especialmente útil.
7️⃣ Eliminar borradores de facturas o de gastos
Puede que tengas borradores tanto de facturas como de gastos que no lleguen a ocurrir. Pueden ser una previsión que finalmente no se ha cumplido o quizá un presupuesto que no ha sido aprobado.
Si tienes varios borradores que quieras eliminar de una vez, puedes dirigirte a la tabla, ya sea en "Facturas y clientes" como en "Gastos y proveedores", seleccionar los borradores que quieras eliminar y hacer clic en "Más acciones → Eliminar borradores".
De este modo, puedes tener toda la información en la herramienta lo más actualizada posible.
Otras acciones que puedes ejecutar sobre varios registros a la vez
Además de estas acciones, en los listados de facturas/gastos de Cuéntica verás que en cualquiera de ellos puedes seleccionar varios elementos de la tabla (o todos ellos) para poder ejecutar algunas acciones sobre todos los que quieras a la vez, por ejemplo:
Añadir etiquetas a gastos, facturas, borradores y otros ingresos.